CONTADOR NUBE

La factura de compra es un documento que permite registrar la adquisición de inventarios, bienes y servicios algunos de ellos serán posteriormente comercializados por la empresa.

Para registrar las compras por medio de un comprobante contable, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Dirígete al módulo de Inicio –  Crea un comprobante contable.

2. Por el botón + Crear  – Comprobante contable.

3. Desde el módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable. 

En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales  ; al seleccionarlo, se desplegarán varias opciones, al elegir una, te llevará al portal de clientes, donde encontrarás el paso a paso cada proceso:

Para elaborar el documento de compra, completa los siguientes campos:

a. Datos de encabezado:

• Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable a utilizar; es obligatorio que estén previamente creados.
• Consecutivo: este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable; corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar de forma manual o el programa lo controla de forma automática.
• Fecha de elaboración: el sistema te permite seleccionar el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante de compra.
• Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.

b. Datos específicos

• Cuenta contable: digita o busca las cuentas contables a utilizar.
• Tercero: consulta o crea el tercero (proveedor) para ingresar la información de la compra.

Importante: al crear un nuevo tercero para los tipos Registro civil, Nit y cédula de ciudadanía, el límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 caracteres, ya que, si se agregan valores fuera del rango permitido, te aparecerá el siguiente mensaje:

• Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.

– Cuentas de impuestos: es necesario que estén relacionadas en el catálogo de impuestos; el programa asigna automáticamente la relación en la creación de la cuenta contable.

En este caso, el sistema habilita un nuevo recuadro en donde seleccionas el impuesto, la base de la transacción y la naturaleza del registro.

Importante: el valor del impuesto se calcula automáticamente tomando el monto registrado en la base y aplicando el porcentaje definido para el impuesto seleccionado.

– Cuentas de proveedores: es necesario que esté marcada como cuenta por pagar y con vencimiento de proveedores.

En este caso, el sistema habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción de vencimientos, ya sea cruzar con un saldo existente o crear / modificar saldo.

Aquí incorporas los datos del vencimiento como el prefijo, el número del comprobante, el número de cuotas, la fecha de vencimiento, y luego haz clic en el botón Aceptar .

• Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, estos datos pueden ser modificados.
• Centro de costo: se habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
• Débito/Crédito: ingresa el valor de la transacción en la columna correspondiente.

Finalmente, teniendo en cuenta que el programa permite contabilizar comprobantes bajo el principio de sumas iguales (la sumatoria de los débitos debe ser igual a la de los créditos).

c. Datos Complementarios

• Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la compra.
• Base gravable y exenta libro de compras: ingresa los valores exentos y gravados del registro contable, y haz clic en el botón Calcular bases  para que se tengan en cuenta en la generación del informe libro oficial de compras.

En la parte inferior de la ventana, puedes:

• Guardar el documento y descargarlo para imprimirlo.
• Guardar el documento e inmediatamente crear otro comprobante.
• Solamente guardar el documento en el programa.

Una vez contabilizado, puedes visualizar el comprobante en pantalla de la siguiente manera:

Al consultar el comprobante contable, se habilitan las siguientes opciones:

1. Descargar e Imprimir: descarga el PDF en el computador y envíalo a impresión.

2. Más: realiza procesos adicionales como:

• Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
• Anular o Borrar el documento.
• Ver contabilización.
• Copiar el comprobante.
• Comprobante favorito.

Importante: si lo necesitas, puedes ingresar tus comprobantes contables de manera masiva por medio de una interface de excel.