CONTADOR NUBE

La factura de compra es un documento que permite registrar la adquisición de inventarios, bienes y servicios que serán utilizados o comercializados posteriormente por la empresa.

Pasos para registrar compras mediante un comprobante contable:

1. Accede al módulo de creación: puedes ingresar al módulo de comprobantes contables mediante cualquiera de las siguientes rutas:

• Desde el módulo de Inicio –  Crea un comprobante contable.

• Usa el botón + Crear  – Comprobante contable.

• En el módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable. 

2. Completa los datos del encabezado: llena los siguientes campos para iniciar la creación del documento de compra:

• Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable.
• Consecutivo: se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable y puede asignarse manualmente o de forma automática.
• Fecha de elaboración: elige el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización.
• Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.

3. Registra los datos específicos:

• Cuenta contable: busca o digita las cuentas contables necesarias para el registro.
• Tercero: consulta o crea el tercero para incluir la información de la compra.

Importante: al crear un nuevo tercero (Registro civil, NIT o cédula de ciudadanía), la identificación debe tener entre 3 y 13 caracteres; valores fuera de este rango generan un mensaje de error.

• Detalle: se activará según la cuenta contable seleccionada:

– Cuentas de impuestos: es necesario que estén relacionadas en el catálogo de impuestos; el programa asigna automáticamente la relación en la creación de la cuenta contable.

Selecciona el impuesto, la base de la transacción y la naturaleza del registro.

Importante: el valor del impuesto se calcula automáticamente aplicando el porcentaje definido sobre la base registrada.

– Cuentas de proveedores: es necesario que esté marcada como cuentas por pagar y con vencimiento de proveedores.

En este caso, el sistema habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción de vencimientos, ya sea cruzar con un saldo existente o crear / modificar saldo.

Ingresa los datos del vencimiento (prefijo, número de comprobante, cuotas y fecha) y haz clic en Aceptar. .

• Descripción: el sistema trae el nombre de la cuenta contable, pero este campo puede ser modificado.
• Centro de costo: disponible si está habilitado en los parámetros del comprobante.
• Débito/Crédito: ingresa el valor correspondiente en la columna adecuada.

El programa asegura que los débitos y créditos sean iguales, respetando el principio de sumas iguales.

4. Agrega datos complementarios: 

• Observaciones: incluye comentarios adicionales que aparecerán en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: sube documentos de soporte relacionados con la compra.
• Base gravable y exenta libro de compras: ingresa los valores exentos y gravados del registro contable, y haz clic en el botón Calcular bases  para incluirlos en el informe oficial del libro de compras.

5. Finaliza y gestiona el comprobante: en la parte inferior de la ventana, selecciona una opción según lo necesites:

• Guardar el documento y descargarlo para impresión.
• Guardar el documento y crear otro automáticamente.
• Guardar únicamente en el programa.

6. Consulta y acciones adicionales: después de contabilizar el comprobante, consulta sus detalles y accede a las siguientes opciones:

• Descargar e imprimir: guarda el archivo PDF y envíalo a impresión.
• Opciones adicionales: edita datos registrados, anula o elimina el documento, visualiza la contabilización, copia el comprobante o márcalo como favorito.

Importante: si necesitas ingresar tus comprobantes contables masivavente utiliza la interface de excel para simplificar el proceso.