Este proceso se realiza para aquellas cuentas contables que requieren trasladar sus saldos a un solo tercero, por ejemplo, las cuentas de impuestos: IVA, Retención en la fuente, Retención del ICA, Retención del IVA, las cuales tienen sus saldos en diferentes terceros y debe trasladarse al NIT de la DIAN en caso de los impuestos nacionales.
Tener en cuenta:
1. Haber registrado todos los movimientos contables correspondientes al año para el cual se va a realizar el cierre de saldos contables por tercero.
Importante: si tienes comprobantes no contabilizados, el sistema te lo informará con la siguiente ventana emergente, asimismo podrás corregirlo a través del botón 
.
2. El sistema trae un comprobante por defecto para la contabilización del cierre, el CC-998, si deseas usar otro comprobante lo puedes seleccionar.
3. No realizar ningún movimiento contable mientras se ejecuta el proceso de cierre de saldos de cuentas contables por tercero.
4. No debes incluir cuentas de ingreso, gasto o costo, ya que el proceso de cierre definitivo cancela el saldo de estas cuentas.
Para realizar la generación del cierre de cuentas por tercero, vas por la ruta de: Contabilidad – Más procesos – Contables – Cierre cuentas de impuestos y otras cuentas por tercero.
Al ingresar a la opción, el sistema te mostrará los siguientes campos para generar el proceso:
- Año de cierre: seleccionas el año para el cual se desea realizar el proceso de cierre de cuentas por tercero.
- Comprobante: recuerda que el programa trae un comprobante contable creado por defecto para este proceso, el CC-998, si deseas cambiarlo debes tener uno previamente creado.
- Cuenta contable: seleccionas la cuenta contable que vas a cerrar a nivel de terceros, sugerimos las cuentas de impuestos.
- Tercero: asignarás el tercero al cual vas a trasladar el saldo de la cuenta, por ejemplo, para impuestos nacionales usarás el Nit de la DIAN.
Luego de ingresar la información por cada línea vas a dar clic en el botón (+) al terminar de diligenciar todas las cuentas, vas al botón de «Contabilizar» para finalizar el proceso, el sistema mostrara el siguiente mensaje.
Vas a dar clic en “Ver comprobantes contables”, allí te mostrará los comprobantes generados por el proceso de cierre de cuentas de tercero.
Tendrás la opción de generar el listado en Excel, dando clic en el ícono ubicado en la parte superior derecha, si deseas visualizar la contabilización deberás dar clic al número del comprobante, despliegas el botón más y seleccionas “Ver contabilización”.
Donde te mostrará la cancelación de los saldos de las cuentas a nivel de terceros contra el Nit asignado.
Importante: si necesitas volver a ejecutar este proceso, borras los comprobantes generados y volver a realizar el cierre de las cuentas por tercero.
Si una vez ejecutado el proceso de cierre anual, requieres realizar ajustes en el año cerrado, es necesario primero reversar el proceso de cierre.
