Este proceso se realiza para aquellas cuentas contables que requieren trasladar sus saldos a un solo tercero, por ejemplo, las cuentas de impuestos: IVA, retención en la fuente, retención del ICA, retención del IVA, las cuales tienen sus saldos en diferentes terceros y es necesario trasladarlos al NIT de la DIAN en caso de los impuestos nacionales.
Para ejecutar el proceso de cierre de cuentas de impuestos y otras cuentas por tercero, recomendamos tener en cuenta lo siguiente:
1. Haber registrado todos los movimientos contables correspondientes al año, para el cual se va a realizar el cierre de saldos contables por tercero.
2. El sistema trae un comprobante por defecto para la contabilización del cierre, el CC-998, si deseas usar otro comprobante, lo puedes configurar y seleccionar.
3. No realizar ningún movimiento contable mientras se ejecuta el proceso de cierre de saldos de cuentas contables por tercero.
4. No incluir cuentas de ingreso, gasto o costo, ya que el proceso de cierre de año cancela el saldo de estas cuentas.
Para realizar la generación del cierre de cuentas por tercero, sigue esta ruta: Contabilidad – Más procesos – Contables – Cierre cuentas de impuestos y otras cuentas por tercero.
Al ingresar a la opción, es necesario completar los siguientes campos:
- Año de cierre: selecciona el año para el cual se desea realizar el proceso de cierre de cuentas por tercero.
- Comprobante: recuerda que el programa trae un comprobante contable creado por defecto para este proceso, el CC-998, si deseas cambiarlo, es necesario tener uno previamente creado.
- Cuenta contable: selecciona la cuenta contable que vas a cerrar a nivel de terceros, sugerimos las cuentas de impuestos.
- Tercero: asigna el tercero al cual vas a trasladar el saldo de la cuenta, por ejemplo, para impuestos nacionales usarás el Nit de la DIAN.
Luego de ingresar la información por cada línea, haz clic en el ícono más 
, al terminar de diligenciar todos los campos, presiona el botón Contabilizar 
y comenzará el proceso, visualizando la siguiente ventana emergente:
Importante: el proceso de cierre se podrá ejecutar de forma asíncrona, es decir, podrás navegar en otras funcionalidades mientras se ejecuta el proceso.
Una vez presiones el botón Entendido 
o hagas clic en el ícono de la (X), se cerrará la ventana emergente y de inmediato permitirá visualizar el progreso del cierre por medio de las siguientes notificaciones:
- Proceso en curso, el cierre se encuentra en etapa de validación:
El sistema inicia con todas las validaciones internas necesarias para la ejecución del proceso de cierre; al seleccionar el ícono de la (X), se cerrará la notificación y, una vez terminadas todas las validaciones, se visualizará automáticamente el siguiente mensaje.
Importante: la duración de esta notificación dependerá del tamaño de los datos de la empresa.
- Proceso en curso, en generación de los comprobantes de cierre:
Este mensaje hace referencia a la causación de los comprobantes de cierre de cuentas.
- El proceso de cierre de año contable se realizó exitosamente:
Esta notificación solo será visible si se deja ejecutando el proceso y este finaliza.
Si permaneces en la pantalla del proceso de cierre y este termina correctamente, se habilitará la siguiente ventana:
Desde el ícono de las notificaciones 
, podrás visualizar el éxito del cierre y, al dar clic en la opción de Ver detalle, te redireccionará al listado de los comprobantes.
Para visualizar la contabilización del cierre que ha generado el sistema, haz clic en el botón Ver comprobantes contables 
y te llevará al listado.
Si deseas visualizar la contabilización, haz clic sobre el hipervínculo del número de consecutivo y, en la vista del comprobante, presiona el botón Más 
y selecciona la opción Ver contabilización.
De esta manera, se mostrará la contabilización de la cancelación de los saldos de las cuentas a nivel de terceros, relacionando los terceros.
Importante:
- Si necesitas cerrar la cuenta contable 99999999, ten presente que la cuenta se irá disminuyendo de acuerdo con los ajustes contables que realices en los respectivos comprobantes contables, con ayuda de tu contador.
- Ten en cuenta que este es un proceso de reclasificación masiva de terceros, por lo que la cuenta contable no quedará en “0” sino que se reclasificará el saldo a un tercero específico. Para dejar la cuenta en “0” es necesario realizar cruces, pagos o ajustes mediante un comprobante contable.
- Si requieres ejecutar de nuevo este proceso, es necesario borrar los comprobantes generados y volver a realizar el cierre de las cuentas por tercero.
- Si una vez ejecutado el proceso de cierre de cuentas requieres realizar ajustes, es necesario primero revertir el proceso de cierre.
