El registro de pagos en un documento contable es esencial para incluir anticipos a terceros, abonos y pagos totales a proveedores relacionados con compras previamente incorporadas en el sistema, este proceso permite organizar y gestionar correctamente los movimientos financieros de la empresa.
A continuación, se detallan los pasos para registrar los pagos mediante un comprobante contable:
1. Accede al módulo de creación de comprobantes contables: selecciona una de las siguientes rutas:
- Módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
- Botón + Crear
– Comprobante contable.
- Módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales 
, que te redirigirá al portal de clientes con guías detalladas.
2. Completa los datos del encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante previamente configurado.
- Consecutivo: asigna manualmente el número del comprobante o permite que el programa lo haga automáticamente según los parámetros definidos.
- Fecha de elaboración: elige la fecha específica para la contabilización.
- Moneda: selecciona la moneda para registrar el documento; aplica si marcaste el uso de moneda extranjera.
3. Agrega los datos específicos:
- Cuenta contable: busca o ingresa la cuenta necesaria.
- Tercero: consulta o crea el tercero (proveedor) para registrar el pago.
Importante: al registrar nuevos terceros (Registro civil, Nit, Cédula), el número de identificación debe tener entre 3 y 13 caracteres.
- Detalle: activa esta opción según la cuenta relacionada:
– Cuentas de proveedores: es necesario que esté marcada como cuenta por pagar con vencimiento de proveedores.
En este caso, el sistema habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción cruzar con un saldo existente, desplegando el listado de todas las compras pendientes de pago:
Selecciona el documento correspondiente y haz clic en el botón Aceptar 
.
- Descripción: ajusta el nombre de la cuenta contable, si es necesario.
- Centro de costo: habilítalo si aplicas esta opción en los parámetros del documento.
- Débito/Crédito: ingresa los valores en la columna correspondiente.
4. Incluye los datos complementarios:
- Observaciones: añade comentarios adicionales que se reflejarán en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: sube soportes o documentos relacionados con el pago.
5. Guarda el documento: en la parte inferior de la ventana, selecciona una de estas opciones:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimir.
- Guardar el documento y crear otro comprobante.
- Guardar únicamente en el programa.
6. Consulta y gestiona el comprobante contable: una vez registrado, accede al comprobante contable y utiliza las siguientes opciones:
- Descargar e Imprimir: guarda el PDF en tu computador y envíalo a impresión.
- Más opciones: realiza acciones adicionales como: editar datos registrados, anular o borrar el documento, ver la contabilización, copiar el comprobante o marcarlo como comprobante favorito.
Importante: si necesitas ingresar comprobantes contables masivamente, puedes usar una interface de Excel para simplificar el proceso.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo registrar los pagos o egresos.
