Los saldos iniciales de proveedores son esenciales para registrar todas las deudas pendientes de pago de la empresa hasta una fecha de corte específica, tanto para terceros (proveedores) como para los saldos a favor o los anticipos entregados por la empresa; esto contribuye a un control detallado y ordenado de las obligaciones adquiridas, favoreciendo la transparencia y el seguimiento financiero.
Pasos para ingresar los saldos iniciales de proveedores:
1. Antes de empezar, asegúrate de tener configurados los siguientes elementos:
- Los terceros a los que se les ingresarán saldos iniciales.
- Los centros de costo que se usarán para registrar los movimientos.
- Las cuentas contables necesarias para la operación.
- El comprobante contable donde se realizará la contabilización de los saldos iniciales.
2. Accede al módulo de creación de comprobantes contables: puedes ingresar a esta función a través de cualquiera de las siguientes rutas:
- Desde el módulo Inicio – Crea un comprobante contable.
- Usa el botón + Crear
– Comprobante contable.
- Ve al módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
3. Completa los datos del encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable previamente configurado.
- Consecutivo: asigna manualmente el número del comprobante o deja que el programa lo gestione automáticamente según los parámetros definidos.
- Fecha de elaboración: selecciona la fecha específica (año, mes, día) para la contabilización del gasto.
- Moneda: define la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
4. Agrega los datos específicos:
- Cuenta contable: digita o busca las cuentas contables a utilizar.
- Tercero: consulta o crea el tercero para ingresar la información de las cuentas por pagar.
Importante: al registrar nuevos terceros (Registro civil, Nit, Cédula), la identificación debe tener entre 3 y 13 caracteres; de lo contrario, el sistema mostrará un mensaje de error.
- Detalle: esta opción se activará según la cuenta contable relacionada.
Al elegir la opción Crear/modificar saldo, se solicitará seleccionar el prefijo, N° del comprobante, cuota y fecha de vencimiento; completados los datos, haz clic en el botón Aceptar 
.
- Descripción: aunque aparece por defecto, este campo es editable.
- Centro de costo: disponible si está habilitado en los parámetros del documento.
- Débito/Crédito: ingresa el valor correspondiente de la transacción en la columna respectiva.
El sistema asegura que la suma total de los débitos sea igual a la de los créditos para cumplir con el principio de sumas iguales.
5. Incluye los datos complementarios:
- Observaciones: ingresa comentarios adicionales que se visualizarán al imprimir el documento.
- Adjuntar archivo: sube soportes o documentos relacionados con el gasto.
6. Guarda y gestiona el comprobante: en la parte inferior de la ventana, selecciona una de las siguientes opciones:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimirlo.
- Guardar el documento y crear otro comprobante.
- Guardar únicamente en el programa.
7. Consulta y acciones adicionales del comprobante: una vez registrado, puedes acceder al comprobante y realizar las siguientes acciones:
- Descargar e Imprimir: guarda el PDF en tu computador y envíalo a impresión.
- Más opciones: realiza acciones adicionales como: editar datos registrados, anular o borrar el documento, ver la contabilización, copiar el comprobante o marcarlo como comprobante favorito.
Importante: si necesitas ingresar comprobantes contables masivamente, puedes usar una interface de Excel para simplificar el proceso.
Ahora ya sabes ingresar los saldos iniciales de proveedores por comprobante contable.
