El recibo de caja es un documento clave para registrar los anticipos recibidos de terceros, así como los abonos y pagos totales realizados por los clientes sobre ventas previamente registradas, este proceso permite llevar un control detallado de los ingresos y facilita la contabilización.
A continuación, se describe cómo registrar recibos de caja mediante un comprobante contable:
1. Accede al módulo de creación de comprobantes contables: puedes hacerlo a través de cualquiera de las siguientes rutas:
- Módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
- Botón + Crear
– Comprobante contable.
- Módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales 
, que te guiará al portal de clientes con instrucciones detalladas.
2. Completa los datos del encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable.
- Consecutivo: se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable y puede asignarse manualmente o de forma automática.
- Fecha de elaboración: elige el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización.
- Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
3. Agrega los datos específicos:
- Cuenta contable: digita o busca las cuentas contables necesarias.
- Tercero: consulta o crea el tercero (cliente) para registrar la información del recibo de caja.
Importante: al crear nuevos terceros con tipos de identificación (Registro civil, Nit, Cédula), el número debe tener entre 3 y 13 caracteres.
- Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.
– Cuentas de clientes: es necesario que estén marcadas como cuentas por cobrar con vencimientos asociados a clientes.
En este caso, el sistema habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción cruzar con un saldo existente, para seleccionar las ventas pendientes de pago.
Selecciona el documento correspondiente y haz clic en Aceptar 
.
Importante: si hay múltiples pagos o abonos, regístralos por separado en secuencias distintas.
- Descripción: revisa o ajusta el nombre de la cuenta contable.
- Centro de costo: habilítalo si aplicas esta opción en los parámetros del comprobante.
- Débito/Crédito: ingresa los valores en la columna correspondiente.
4. Incluye los datos complementarios:
- Observaciones: añade comentarios adicionales que se reflejarán en la impresión.
- Adjuntar archivo: sube soportes o documentos relacionados con el pago.
El programa verifica que la sumatoria de débitos sea igual a la de créditos para cumplir con el principio de sumas iguales.
5. Guarda el recibo de caja: en la parte inferior de la ventana, elige una de las siguientes opciones:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimir.
- Guardar el documento y crear otro comprobante.
- Guardar únicamente en el programa.
6. Consulta y gestiona el comprobante contable: una vez registrado, accede al comprobante con las siguientes opciones:
- Descargar e Imprimir: guarda el PDF en tu computador y envíalo a impresión.
- Más opciones: realiza acciones adicionales como: editar datos registrados, anular o borrar el documento, ver la contabilización, copiar el comprobante o marcarlo como comprobante favorito.
Importante: si necesitas ingresar comprobantes contables masivamente, puedes usar una interface de Excel para simplificar el proceso.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo registrar los recibos de caja.
