El recibo de caja es un documento que registra anticipos que recibe la empresa de terceros o los abonos y pagos totales que los clientes realizan a la empresa sobre las ventas previamente incorporadas al programa.
Para registrar los recibos de caja mediante un comprobante contable, puedes utilizar las siguientes rutas:
1. Dirígete al módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
2. Haz clic en el botón + Crear 
– Comprobante contable.
3. Desde el módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales 
; al seleccionarlo, se desplegarán varias opciones, al elegir una, te llevará al portal de clientes, donde encontrarás el paso a paso de cada proceso:
Para elaborar el documento de pagos, completa los siguientes campos:
a. Datos de encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable a utilizar; es obligatorio que estén previamente creados.
- Consecutivo: este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable; corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar de forma manual o el programa lo controla de forma automática.
- Fecha de elaboración: el sistema te permite seleccionar el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante.
- Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
b. Datos específicos
- Cuenta contable: digita o busca las cuentas contables a utilizar.
- Tercero: consulta o crea el tercero (cliente) para ingresar la información del recibo de caja.
Importante: al crear un nuevo tercero para los tipos Registro civil, Nit y cédula de ciudadanía, el límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 caracteres, ya que, si se agregan valores fuera del rango permitido, te aparecerá el siguiente mensaje:
- Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.
– Cuentas de clientes: es necesario que estén marcadas como cuenta por cobrar y con vencimiento de clientes.
En este caso, el sistema habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción cruzar con un saldo existente, desplegando el listado de todas las ventas pendientes de pago:
Selecciona el documento y haz clic en el botón Aceptar 
.
Importante: en caso de requerir realizar pagos o abonos sobre dos o más registros, se debe ingresar una secuencia diferente por cada uno de ellos.
- Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, estos datos pueden ser modificados.
- Centro de costo: se habilita si la empresa utiliza esta opción y está marcada en los parámetros del documento.
- Débito/Crédito: ingresa el valor de la transacción en la columna correspondiente.
c. Datos Complementarios
- Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte del pago.
Finalmente, teniendo en cuenta que el programa permite contabilizar comprobantes bajo el principio de sumas iguales (la sumatoria de los débitos debe ser igual a la de los créditos).
En la parte inferior de la ventana, puedes:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimirlo.
- Guardar el documento e inmediatamente crear otro comprobante.
- Solamente guardar el documento en el programa.
Una vez contabilizado, puedes visualizar el comprobante en pantalla de la siguiente manera:
Al consultar el comprobante contable, se habilitan las siguientes opciones:
1. Descargar e Imprimir: descarga el PDF en el computador y envíalo a impresión.
2. Más: realiza procesos adicionales como:
- Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o borrar el documento.
- Ver contabilización.
- Copiar el comprobante.
- Comprobante favorito.
Importante: si lo necesitas, puedes ingresar tus comprobantes contables de manera masiva por medio de una interface de Excel.
