Registrar los diferidos es fundamental para controlar los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos, ya que representan bienes o servicios que generarán beneficios económicos en el futuro; a través de un comprobante contable, es posible estructurar su amortización mensual de manera ordenada y efectiva.
Pasos para registrar los diferidos:
1. Accede al módulo de comprobantes contables: para iniciar el proceso, puedes ingresar a través de cualquiera de estas opciones:
- Módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
- Por el botón + Crear
– Comprobante contable.
- Módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
2. Completa los datos de encabezado: al iniciar el comprobante, registra la siguiente información:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable previamente creado.
- Consecutivo: el número de comprobante se asigna según los parámetros definidos en el comprobante contable.
- Fecha de elaboración: selecciona el año, mes y día en que realizarás la contabilización.
- Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
3. Registra los datos específicos:
- Cuentas contables: ingresa las cuentas de diferidos y gastos donde quedará reflejada la contabilización.
- Tercero: consulta o registra el tercero vinculado al documento.
Importante: si registras un nuevo tercero (Registro civil, NIT o cédula de ciudadanía), la identificación debe contener entre 3 y 13 caracteres, de lo contrario, el sistema mostrará un mensaje de error.
- Descripción: el sistema asigna automáticamente el nombre de la cuenta contable, pero puedes modificarlo.
- Centro de costo: se habilita si esta opción está activada en los parámetros del documento.
- Débito/Crédito: ingresa el valor de la transacción en la columna correspondiente.
4. Agrega datos complementarios:
- Observaciones: incluir comentarios adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: sube documentos de soporte relacionados con el comprobante contable.
5. Guarda y finaliza el comprobante: al concluir el registro, el sistema ofrece las siguientes opciones:
- Guardar y descargar para impresión.
- Guardar y crear otro comprobante de inmediato.
- Solo guardar el documento en el programa.
6. Consulta y gestiona el comprobante: una vez contabilizado, puedes visualizar el comprobante y acceder a las siguientes funciones:
- Descargar e Imprimir: descarga el PDF en el computador y envíalo a impresión.
- Opción Más: permite ejecutar acciones como editar, anular o borrar, ver contabilización, copiar el comprobante y comprobante favorito.
Importante: si necesitas ingresar comprobantes contables de manera masiva, utiliza la interface de Excel para agilizar el proceso.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo registrar los diferidos.
