El comprobante contable de gastos es una herramienta fundamental que permite registrar las salidas de dinero de una empresa relacionadas con conceptos diferentes a pagos o abonos de compras previamente registradas, entre los gastos comunes que pueden documentarse están los pagos por seguros, servicios públicos y arriendos, entre otros; este procedimiento asegura un registro organizado y facilita el control financiero.
A continuación, se detalla cómo elaborar y registrar estos comprobantes de gastos.
1. Accede al módulo de creación de comprobantes contables: puedes ingresar a esta función a través de cualquiera de las siguientes rutas:
- Módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
- Botón + Crear
– Comprobante contable.
- Módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
En la parte superior de estas opciones, también puedes seleccionar el botón Ver tutoriales 
para acceder al portal de clientes con guías detalladas.
2. Completa los datos del encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable.
- Consecutivo: se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable y puede asignarse manualmente o de forma automática.
- Fecha de elaboración: elige el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización.
- Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
3. Agrega los datos específicos:
- Cuenta contable: busca o ingresa la cuenta correspondiente para el registro del gasto.
- Tercero: consulta o crea el tercero (proveedor) que será asociado al gasto.
Importante: al registrar nuevos terceros (Registro civil, Nit, Cédula), la identificación debe tener entre 3 y 13 caracteres; de lo contrario, el sistema mostrará un mensaje de error.
- Detalle: esta opción se activará según la cuenta contable relacionada.
- Descripción: edita, si es necesario, el nombre de la cuenta contable registrada por el sistema.
- Centro de costo: habilítalo si aplicaste esta configuración en los parámetros del comprobante.
- Débito/Crédito: ingresa el valor correspondiente de la transacción en la columna respectiva.
El sistema asegura que la suma total de los débitos sea igual a la de los créditos para cumplir con el principio de sumas iguales.
4. Incluye los datos complementarios:
- Observaciones: ingresa comentarios adicionales que se visualizarán al imprimir el documento.
- Adjuntar archivo: sube soportes o documentos relacionados con el gasto.
5. Guarda y gestiona el comprobante: en la parte inferior de la ventana, selecciona una de las siguientes opciones:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimirlo.
- Guardar el documento y crear otro comprobante.
- Guardar únicamente en el programa.
6. Consulta y acciones adicionales del comprobante: una vez registrado, puedes acceder al comprobante y realizar las siguientes acciones:
- Descargar e Imprimir: guarda el PDF en tu computador y envíalo a impresión.
- Más opciones: realiza acciones adicionales como: editar datos registrados, anular o borrar el documento, ver la contabilización, copiar el comprobante o marcarlo como comprobante favorito.
Importante: si necesitas ingresar comprobantes contables masivamente, puedes usar una interface de Excel para simplificar el proceso.
¡Listo! con este proceso puedes registrar tus gastos.
8 comentarios en “Registrar gastos”
Buen dia, como puedo registrar mis gastos pero que quede con cartera para que cuando registre mis egresos les pueda asignar la fecha en que pague esa factura
Hola Thalia, la causación contable sería el gasto contra una cuenta por pagar, esta cuenta es necesario este marcada con vencimiento para que, cuando realices el comprobante de pago o egreso puedas cancelar la cuenta por pagar asignando el monto y la fecha de pago.
Buenas tardes, una pregunta, cuando quiero registrar laos gastos o compras de una contabilidad, en donde puedo escribir el numero del documento externo, es decir el numero de la factura que estoy registrando?
Esto con el fin de que, por ejemplo, si contabilicé de X proveedor la factura 56, luego si me la vuelven a traer el sistema me avise y no me quede duplicado el registro.
Muchas gracias.
Hola Leidy, el número de la factura del proveedor lo puedes colocar en la columna «descripción» del comprobante contable; ten en cuenta que el sistema no genera alertas si el documento ya ha sido ingresado previamente.
Hola, para siigo Pyme los gastos también se contabilizan por comprobante contable?
Hola María, efectivamente la contabilización de tus gastos la realizas mediante un comprobante contable.
Como puedo configurar el logo de la empresa para que salga en la impresión de los comprobantes contables?
Hola Andrés, el Siigo Contador no cuenta con la funcionalidad de logo para comprobantes, si deseas cambiarte y adquirir otro programa, te invitamos a comunicarte a nuestras líneas de call center.