Registrar la legalización de viáticos es un proceso clave que asegura la correcta contabilización de los gastos relacionados con actividades laborales; esta tarea facilita la organización financiera y permite disponer de comprobantes claros y ordenados.
Pasos para realizar la legalización de viáticos:
1. Elige una de las rutas disponibles para iniciar la legalización:
- Dirígete al módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
- Haz clic en el botón + Crear
– Comprobante contable.
- Accede desde el módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
2. Para elaborar el documento contable, completa los datos de encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable previamente creado.
- Consecutivo: el número de comprobante se asigna según los parámetros definidos en el comprobante contable.
- Fecha de elaboración: selecciona el año, mes y día en que realizarás la contabilización.
- Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
3. Registra los datos específicos:
- Cuenta contable: digita o busca las cuentas contables a utilizar, es necesario estén previamente creadas.
- Tercero: consulta o crea el tercero para ingresar la información.
Importante: si agregas un nuevo tercero con tipos como registro civil, NIT o cédula de ciudadanía, verifica que la identificación tenga entre 3 y 13 caracteres para evitar errores.
- Descripción: el programa traerá el nombre de la cuenta contable automáticamente, pero puedes modificarlo.
- Centro de costo: habilita esta opción si la empresa utiliza centros de costo y está configurado en los parámetros del documento.
- Débito/Crédito: ingresa el valor de la transacción en la columna correspondiente.
El programa contabiliza comprobantes bajo el principio de sumas iguales, donde los débitos deben coincidir con los créditos.
4. Incluye los datos complementarios:
- Observaciones: agrega comentarios adicionales que necesites incluir en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: utiliza esta función para anexar documentos o soportes relevantes.
5. En la parte inferior de la ventana, selecciona una de las siguientes opciones:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimirlo.
- Guardar el documento e inmediatamente crear otro comprobante.
- Guardar el documento únicamente en el sistema.
6. Consulta el comprobante contabilizado: una vez finalizado el registro, puedes visualizar el comprobante en pantalla y acceder a las siguientes opciones:
- Descargar e imprimir: genera un PDF del comprobante y envíalo a impresión.
- Más opciones: realiza acciones adicionales, como: editar, anular o borrar, ver contabilización, copiar el comprobante o agregar como comprobante favorito.
Esperamos que esta guía haya sido útil para registrar la legalización de viáticos. ¡Estamos aquí para lo que necesites!
