Este conjunto de cuentas incluye los gastos pagados por anticipado que incurre la entidad económica durante sus operaciones, así como otros gastos conocidos como cargos diferidos; estos representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en períodos futuros.
Para elaborar estas causaciones o amortizaciones mensuales del valor o cuotas de los gastos pagados por anticipado mediante un comprobante contable, puedes seguir estas rutas:
1. Dirígete al módulo de Inicio – Crea un comprobante contable.
2. Por el botón + Crear 
– Comprobante contable.
3. Desde el módulo de Contabilidad – Movimientos contables – Nuevo Comprobante contable.
En la parte superior, encontrarás el botón Ver tutoriales 
; al seleccionarlo, se desplegarán varias opciones, al elegir una, te llevará al portal de clientes, donde encontrarás el paso a paso de cada proceso:
Para elaborar el documento, completa los siguientes campos:
a. Datos de encabezado:
- Tipo de comprobante: selecciona el tipo de comprobante contable a utilizar; es obligatorio que estén previamente creados.
- Consecutivo: este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable; corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar de forma manual o el programa lo controla de forma automática.
- Fecha de elaboración: el sistema te permite seleccionar el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante.
- Moneda: asigna la moneda en la que se registrará el documento, esto aplica si marcaste la casilla de manejo de moneda extranjera.
b. Datos específicos
- Cuentas contables: relaciona las cuentas contables de diferidos y gastos para amortizar los conceptos a utilizar donde quedará la contabilización.
- Tercero: consulta o crea el tercero para ingresar la información del documento.
Importante: al crear un nuevo tercero para los tipos Registro civil, Nit y cédula de ciudadanía, el límite de la identificación debe ser mayor o igual a 3 dígitos y menor o igual a 13 caracteres, ya que, si se agregan valores fuera del rango permitido, te aparecerá el siguiente mensaje:
- Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, estos datos pueden ser modificados.
- Centro de costo: se habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
- Débito/Crédito: ingresa el valor de la transacción en la columna correspondiente.
c. Datos Complementarios
- Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte del comprobante.
En la parte inferior de la ventana, puedes:
- Guardar el documento y descargarlo para imprimirlo.
- Guardar el documento e inmediatamente crear otro comprobante.
- Solamente guardar el documento en el programa.
Una vez contabilizado, puedes visualizar el comprobante en pantalla de la siguiente manera:
Al consultar el comprobante contable, se habilitan las siguientes opciones:
1. Descargar e Imprimir: descarga el PDF en el computador y envíalo a impresión.
2. Más: realiza procesos adicionales como:
- Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o borrar el documento.
- Ver contabilización.
- Copiar el comprobante.
- Comprobante favorito.
Importante: si lo necesitas, puedes ingresar tus comprobantes contables de manera masiva por medio de una interface de Excel.
