Para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la DIAN y una adecuada presentación de la información contable, es esencial configurar de manera precisa el asistente de medios magnéticos; este procedimiento facilita la generación de formatos en Excel, la revisión de los registros contables y la realización de ajustes antes de transferir los datos al prevalidador.
Pasos para configurar el asistente:
1. Accede al asistente de medios magnéticos: siguiendo la ruta: Contabilidad – Más Procesos – Medios magnéticos – Asistente medios magnéticos.
Al ingresar, se visualizará la siguiente ventana:
2. Configura las cuentas contables y relaciona los conceptos al formato correspondiente: para ello, haz clic en Configuración de formatos 
; el sistema mostrará todas las cuentas contables que tuvieron movimiento o saldo en el año seleccionado.
3. Agrega nuevas cuentas contables si es necesario usando el botón + Adicionar nuevo registro 
.
4. Asigna los siguientes campos a cada cuenta contable:
- Cuenta contable: se mostrarán las cuentas con saldo o movimientos. Las que no se reportarán pueden quedar en blanco.
- Formatos: predefinidos según la normatividad vigente.
- Conceptos y categorías: dependen del formato seleccionado.
- Valor a reportar: puedes definir si se tomará el saldo débito, saldo crédito, saldo final o débito-crédito.
Importante: para revisar el movimiento y saldo de las cuentas contables a reportar, puedes consultar el balance de prueba general.
5. Descarga la configuración en un informe Excel para su validación usando el ícono Exportar todo 
.
6. Asigna los conceptos adecuados a los formatos 1005 y 1006, ya que la norma no los definió previamente; en el sistema, usa el concepto 9997 para el formato 1005 y 9998 para el formato 1006. Además, relaciona las cuentas que sirven como base para el cálculo del impuesto.
7. Vincula la cuenta de ingresos y la de devolución en el formato 1007; para los formatos 1008 y 1009, selecciona la opción de valor a reportar saldo final cuenta, ya que la norma exige que el reporte refleje el saldo a 31 de diciembre de 2023, en lugar del movimiento registrado durante el año.
8. Luego de asignar los respectivos datos a cada cuenta, da clic en el botón Volver a generación de formatos 
.
9. Selecciona el formato que deseas generar y marca la opción “Aplica cuantías menores” si corresponde.
Importante: los formatos que no estén creados en el sistema deben crearse de manera manual.
10. Emite el formato en Excel haciendo clic en Generar formato 
.
11. Revisa y modifica la información en el archivo descargado, asegurándote de no alterar la estructura del documento.
12. Valida los cálculos realizados utilizando el botón Informe de cálculos realizados 
.
Datos a tener en cuenta:
- La generación debe realizarse por cada formato.
- Si un tercero tiene el tipo de identificación “0” en el formato, es porque utilizaste un tipo de identificación que no es válido para la generación de los medios para la DIAN, debes realizar la respectiva corrección antes de subir la información al prevalidador.
- Si un tercero aparece repetido, es porque se creó dos veces con un número diferente de identificación o con un número adicional.
- Si un tercero tiene más de una sucursal, se va a sumar todo al valor total reportado.
- Si al generar el formato no selecciona “aplica cuantía menor”, el sistema no realizará el cálculo de las cuantías menores en dicho formato seleccionado.
- Si quieres conocer cómo el sistema calcula los valores reportados en cada concepto, consulta estos acumulados para medios magnéticos.
Características especiales:
- Formato 1001: en la generación de las cuantías menores, el sistema solo tendrá en cuenta los valores sumados de las categorías “Pago o abono en cuenta deducible” y “Pago o abono en cuenta no deducible.”
- Formato 1003: en el valor acumulado del pago o abono sujeto a Retención en la fuente se mostrará la base de los impuestos de retención por tercero, en caso de asociar una cuenta contable en la configuración y esta no esté asociada a un impuesto, se mostrará en “0” la base, ya que no tiene bases guardadas.
- Formato 1006: para el cálculo de la cuantía menor, se creó un concepto de sistema 9998 y se creó una categoría llamada “Base cuantía menor”, aquí se deberán asociar las cuentas contables de ingreso.
- Para el año 2022, cuando se seleccione en el paso 2 el formato 1006 o 1007, se habilitará una opción llamada “tercero”, la cual solicitará aquellos terceros a los que no fue posible identificar el adquirente de los bienes y servicios.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo configurar el asistente de medios magnéticos 2022.
