e. Proceso de ventas y cartera

Registra tus recibos de caja

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El recibo de caja es un documento que registra anticipos que recibe la empresa de terceros o los abonos y pagos totales que los clientes realiza a la empresa sobre las ventas previamente incorporadas al programa.

Para registrar un comprobante contable que contabilice el ingreso de dinero a la empresa por parte de terceros es necesario ingresar por cualquiera de las siguientes rutas:

1. Contabilidad – Comprobantes Contables – Crear – Comprobante Contable.

2. Elaboración rápida de comprobantes – Comprobante Contable

Al ingresar a esta opción el sistema habilita la ventana.

En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

  1. Campos de carácter general:

  • Tipo: Es necesario seleccionar el tipo de comprobante contable a utilizar, para ello es obligatorio que ya estén previamente creados.
  • Número: Este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable, pues corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar en forma manual o el programa lo controla de forma automática.
  • Fecha de elaboración: El sistema permite seleccionar el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante de compra.

Detalle del recibo de caja:

En esta sección se adicionan cada una de las cuentas contables de clientes y caja o bancos dependiendo a donde ingresara el dinero a la empresa y corresponden a:

  1. Campos de carácter específico:

  • Cuenta contable: Es necesario digitar o hacer la búsqueda de las cuentas contables a utilizar.
  • Tercero: Es necesario realizar la búsqueda del tercero sobre el cual se está ingresando la información, en el caso de los recibos de caja o ingreso de dinero corresponde al Nit del cliente.
  • Detalle: Esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.

Cuentas de clientes: Debe estar marcada como cuenta por cobrar y con vencimiento de cartera.

En cuyo caso el sistema habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción de saldos y con ello en la parte inferior se despliega el listado de todas las ventas pendientes de cobro:

Y por último dar clic en el botón “Guardar”

Importante: En caso de requerir realizar pagos o abonos sobre dos o más registros se debe ingresar una secuencia diferente por cada uno de ellos.

  • Descripción: El programa trae el nombre de la cuenta contable pero estos datos pueden ser modificados.
  • Centro de costo: Se habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
  • Débito/Crédito: Es necesario digitar el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.
  • Observaciones: En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte del pago o abono realizado por los clientes.

Luego es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte superior derecha de la ventana para contabilizar el comprobante, esto se realizara una vez los registros estén cuadrados, es decir, la sumatoria de los débitos este igual a la sumatoria de los créditos.

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

  • Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
  • Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
  • Solamente guardar el documento en el programa.

Una vez contabilizado el comprobante es posible visualizar el documento en pantalla:

Adicional al momento de consultar el Comprobante contable en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos:

Los cuales permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  1. Descargar e Imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.
  2. Más: Por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:
  • Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o Borrar el documento.
  • Ver contabilización.
  • Copiar le comprobante.
  • Comprobante favorito.

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