e. Proceso de ventas y cartera

El recibo de caja es un documento que registra anticipos que recibe la empresa de terceros o los abonos y pagos totales que los clientes realiza a la empresa sobre las ventas previamente incorporadas al programa.

Para registrar un comprobante contable que contabilice el ingreso de dinero a la empresa por parte de terceros es necesario ingresar por cualquiera de las siguientes rutas:

1. Contabilidad – Comprobantes Contables – Crear – Comprobante Contable.

2. Ingresas por el ícono  – Comprobante Contable.

Al ingresar a esta opción el sistema te habilita una ventana, donde es necesario ingresar los siguientes datos:

• Tipo: seleccionas el tipo de comprobante contable a utilizar, para ello, es obligatorio que ya estén previamente creados.
• Número: este campo se te habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable, pues corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar en forma manual o el programa lo controla de forma automática.
• Fecha de elaboración: el sistema te permite seleccionar el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante de compra.

Detalle del recibo de caja:

En esta sección se adicionan cada una de las cuentas contables de clientes y caja o bancos dependiendo a donde ingresara el dinero a la empresa y corresponden a:

• Cuenta contable: es necesario digitar o hacer la búsqueda de las cuentas contables a utilizar.
• Tercero: realizas la búsqueda del tercero sobre el cual se está ingresando la información, en el caso de los recibos de caja o ingreso de dinero corresponde al Nit del cliente.
• Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada, como:

Cuentas de clientes: es necesario que este marcada como cuenta por cobrar y con vencimiento de cartera.

En cuyo caso el sistema te habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción Cruzar con salfo existente y con ello en la parte inferior se despliega el listado de todas las ventas pendientes de cobro:

Y por último das clic en el botón .

Importante: en caso de requerir realizar pagos o abonos sobre dos o más registros se debe ingresar una secuencia diferente por cada uno de ellos.

• Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable pero estos datos pueden ser modificados.
• Centro de costo: se te habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
• Débito/Crédito: es necesario digitar el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.
• Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: en este campo el sistema te permite anexar un documento o soporte del pago o abono realizado por los clientes.

Una vez los registros estén cuadrados, es decir, la sumatoria de los débitos este igual a la sumatoria de los créditos.

Es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

• Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
• Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
• Solamente guardar el documento en el programa.

Una vez contabilizado el comprobante es posible visualizar el documento en pantalla:

Adicional al momento de consultar el comprobante contable en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos:

Los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

1. Descargar e Imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.
2. Más: Por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:

• Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
• Anular o Borrar el documento.
• Ver contabilización.
• Copiar le comprobante.
• Comprobante favorito.

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