d. Proceso compras y proveedores

Registra tus gastos

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Los gastos te permiten en un documento registrar las salidas de dinero que realiza la empresa por conceptos diferentes a los pagos y/o abonos de las compras registradas. (Ejemplo. Pago de seguros, pago servicios públicos, pago arriendo, entre otros).

Para registrar un comprobante contable que contabilice gastos es necesario que ingreses por cualquiera de las siguientes rutas:

  1. En la página principal con el icono   Comprobante contable.

  1. Seleccionas el módulo de Contabilidad – Crear – Comprobante Contable.

Al ingresar a esta opción el sistema te habilita una ventana, donde es necesario diligenciar los siguientes datos:

  • Tipo: seleccionas el tipo de comprobante contable a utilizar, para ello es obligatorio que ya estén previamente creados.
  • Número: este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable, pues corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar en forma manual o el programa lo controla de forma automática.
  • Fecha de elaboración: el sistema permite seleccionar el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante de compra.
  • Cuenta contable: es necesario digitar o hacer la búsqueda de las cuentas contables a utilizar.
  • Tercero: realizas la búsqueda del tercero sobre el cual se está ingresando la información.
  • Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.
  • Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable pero estos datos pueden ser modificados.
  • Centro de costo: se te habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
  • Débito/Crédito: es necesario digitar el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.
  • Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: en este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la transacción.

Por último, es necesario das clic en el botón Guardar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla para contabilizar el comprobante, esto se realizara una vez los registros estén cuadrados, es decir, la sumatoria de los débitos este igual a la sumatoria de los créditos.

Donde es posible:

  • Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
  • Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
  • Solamente guardar el documento en el programa.

Una vez contabilizado el comprobante es posible visualizar el documento en pantalla:

Adicional al momento de consultar el comprobante contable en la parte superior o encabezado se habilitan algunos iconos:

Los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

  1. Descargar e Imprimir: Permite visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.
  2. Más: Por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:
  • Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
  • Anular o Borrar el documento.
  • Ver contabilización.
  • Copiar le comprobante.
  • Comprobante favorito.

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8 Comments
  • VANESSA says:

    Buen día, si contabilizo un gasto por pagar, como puedo configurar para que quede el documento para realizar el cruce cuando se haga el pago?

    21 junio, 2022 at 11:26 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Vanessa, cuando registras los gastos relacionas la cuenta contable por pagar, es necesario que previamente revises la configuración de la cuenta ya que es importante que este detallada con saldos de proveedores “proveedores, controla inventarios y estados de cuenta”.

      21 junio, 2022 at 12:29 pm
  • Julietta Rojas says:

    Buenos días. Tengo duda sobre unos manejos. Empezamos hace poco y el programa se acabo de comprar. Los gastos pequeños de oficina se manejan con autorización del jefe y se pagan recibos, se han hecho prestamos y pago de viáticos y transportes a empleados por valores pequeños, adicional a compras en tiendas que no tienen ni nombre, Rut, nit, nada. Y no se como debo realizar estos registros si toda la plata sale de caja menor pero para esos conceptos mencionados no se como manejarlos. Mil gracias.

    19 mayo, 2022 at 11:19 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Julietta, para crear los comprobantes contables es necesario crear el tercero, es importante que solicites estos datos o en caso de no tenerlos revísalo directamente con tu contador.

      19 mayo, 2022 at 12:46 pm
  • Juan Lozano says:

    Hola,

    Ingresando estos gastos como Comprobantes Contables, hace que no se vean registrados en el Indicador ‘¿En qué estoy gastando?’, Cómo sería posible poder visualizar estos gastos en este indicaro?

    Gracias

    20 julio, 2021 at 7:16 am
    • Angie Gil says:

      Buenos días Juan, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Es necesario que los ingreses desde el módulo de factura de compra, si por alguna razón tuviste que ingresarlos por comprobante contable, estos solo se verán reflejados en los informes que generes.

      21 julio, 2021 at 9:08 am
  • Angelica Ruiz says:

    Si, yo llevo un consecutivo de mis comprobante de egreso, me toca alterarlos? porque veo que para pagar proveedores es por el proceso de compras y para pagar otros gastos es por un comprobante contable, entonces en mi contabilidad me alteraría el consecutivo que llevo desde hace muchos años

    24 marzo, 2021 at 5:06 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Angelica, puedes manejar tus pagos de compras y de gastos por medio de un mismo comprobante o si lo deseas puedes crear un nuevo tipo de comprobante, donde puedes definir el consecutivo a manejar.

      26 marzo, 2021 at 9:41 am