m. Medios Magnéticos

Asistente de Medios magnéticos

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Este proceso te ayudará en la generación de los formatos de medios magnéticos mostrando la información registrada en tu contabilidad y creando los formatos en Excel de acuerdo con los requerimientos de la DIAN, en el formato Excel podrás hacer las modificaciones necesarias hasta que confirmes que tu información está completa. Una vez termines los archivos los podrás copiar al prevalidador de la DIAN.

Vas por la ruta Contabilidad – Procesos Contables – Asistente medios magnéticos.

Luego vas a la opción de configuración de formatos.

Al ingresar a esta opción el sistema mostrará todas las cuentas contables que tuvieron movimiento o saldo en el año seleccionado

A cada cuenta contable debes asignar su respectivo formato, concepto, categoría y acumulado por, donde tomará los valores para la generación del archivo, ten presente que si no esta completo el registro no se tendrá en cuenta en el reporte. Las cuentas que no se van a reportar las puedes dejar en blanco. 

Importante:

  • Los conceptos y categorías ya vienen parametrizados según la normatividad vigente y se mostrarán de acuerdo al formato seleccionado, adicional DEBES INGRESAR Y ASOCIAR LAS CUENTAS CONTABLES QUE CORRESPONDAN
  • Puedes descargar la configuración en un informe en Excel para su respectiva validación.
  • Se podrán repetir las cuentas contables en otro formato, concepto y categoría.
  • Solo los registros que estén diligenciados completamente serán incluidos en la generación de los formatos.
  • Para los formatos 1005,1006 y 2276 la norma no les definió un concepto, por ello fue necesario crear conceptos de sistema con el fin de relacionarles las cuentas respectivas:  para el 1005 concepto 9997, para el 1006 concepto 9998 y para el 2276 concepto 9996.

Luego de asignar los respectivos campos a cada cuenta, da clic en el botón “Volver a generación de informes”.

Y allí te ubicas en la generación de formatos, donde seleccionaras el formato que deseas generar, sí aplica cuantía menor y el valor. 

Al generar el formato el sistema descarga el archivo en Excel, en el podrás agregar o modificar la información que desees, ten en cuenta no alterar la estructura del archivo la cual cumple con las características solicitadas por el prevalidador de la DIAN.

Si deseas validar de dónde esta tomando los valores calculados en el formato, debes dar clic en el botón “Informe de cálculos realizados”, se generará un informe en Excel con el detalle de los datos reflejados en el formato. 

Tener en cuenta: 

  • En necesario realizar la generación por cada formato.
  • Si un tercero tiene el tipo de identificación “0” en la generación del formato, es porque utilizaste un tipo de identificación que no es válido para la generación de medios para la DIAN, debes realizar la respectiva corrección antes de subir la información al prevalidador
  • Si al generar el formato no selecciona “aplica cuantía menor”, el sistema no realizara el cálculo de las cuantías menores en dicho formato seleccionado.
  • Si quieres conocer cómo el sistema calcula los valores reportados en cada concepto, consulta aquí.

Características especiales

Formato 1001: En la generación de las cuantías menores, el sistema solo tendrá en cuenta los valores sumados de las categorías Pago o abono en cuenta deducible y Pago o abono en cuenta NO deducible por tercero.

Formato 1003: En el valor acumulado del pago o abono sujeto a Retención en la fuente se mostrará la base de los impuestos de retención por tercero, en caso de asociar una cuenta contable en la configuración y ésta no este asociada a un impuesto, se mostrará en “0” la base, ya que no tiene bases guardadas.

Formato 1006:  Para el cálculo de la cuantía menor, se creó un concepto de sistema 9998 y se creó una categoría llamada “Base cuantía menor”, aquí se deberán asociar las cuentas contables de ingreso.

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